PRESUPUESTO

 

DEFINICION:

El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, un proyecto, una estrategia.

 

Esta definición distingue, entre otros, los siguientes aspectos:

− El presupuesto no es algo aislado, más bien, como herramienta administrativa, es el resultado del desarrollo eficaz del proceso gerencial.

− El presupuesto se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

– El presupuesto está orientado hacia el futuro y no hacia el pasado, aunque en su función de control, el presupuesto se compara con los resultados reales. Esta definición no establece límite de tiempo, el presupuesto puede referirse a cualquier lapso de tiempo (días, semanas, meses y años).

 

 

Generalidades de los Presupuestos:

El presupuesto puede referirse fácilmente a un artículo, a un proyecto o integralmente a todas las operaciones de la empresa.

 

            La gestión presupuestal moderna no es ya competencia exclusiva de la alta Gerencia, delegado en cabeza de un Director de Presupuestos, es una labor a desarrollar por todos los niveles de la empresa, en los cuales los responsables de los centros de costos con todo el personal que trabaja en el centro deben estar comprometidos a lograr las metas y objetivos propuestos.

 

            La Presupuestación es la base sobre la cual se fundamentan: la Administración por Objetivos, la Planeación Estratégica, la Gerencia Participativa, la Calidad Total y aún la Gerencia de Proyectos.

 

            Los programas de presupuestos cuantifican los planes administrativos y los ayudan a evaluar.

¿Que Comprenden?

Una buena Presupuestación comprende:  

·         Unos Objetivos Generales a Largo Plazo.

·         Unas Metas específicas a corto plazo.

·         Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma general.

·         Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma discriminada.

·         Unos informes de resultados, presentados periódicamente para las diferentes áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y

·         Una acción de seguimiento y control permanente y continuo.

 

 

TIPOS DE PRESUPUESTO:

Los presupuestos se pueden clasificar de las siguientes maneras:

 

Según el Sector:

Pueden ser Oficiales o Privados.

 

Generalidades de los Presupuestos:

 

Oficiales: Son aquellos presupuestos de tipo gubernamental y que buscan el equilibrio entre los recaudos por impuestos y los gastos e inversiones necesarios para el desarrollo de una región o entidad pública.

 

Privados: Son los de las entidades o personas que buscan principal, aunque no necesariamente, una utilidad económica o de lucro.

 

Según el Tiempo:

Pueden ser Estratégicos o Tácticos.

 

Estratégicos: Son los presupuestos a largo plazo. Tienen una visión general en el alcance de las actividades. Están orientados hacia el logro de los objetivos.

 

Tácticos: Son presupuestos a corto plazo (los más conocidos) son los generales de todas las empresas. Muestran los planes del período normal del ejercicio anual. La visión en el alcance de las actividades es detallada. Están orientados hacia el logro de las metas específicas.

 

Según el Comportamiento o forma:

Se dividen en Flexibles (variables) o Fijos (rígidos). Esta clasificación es útil para ajustar las provisiones presupuestarias de gastos al nivel de actividad proyectado de un centro de responsabilidad en el sentido de que nos permite visualizar cual debe ser el comportamiento de cada partida de gastos ocasionados en un centro de responsabilidad, en la medida en que el volumen o la actividad en dicho centro aumenta o disminuye.

 

Flexibles: Denominados también presupuestos variables. Son aquellos presupuestos que se pueden ajustar de acuerdo con las situaciones que se estén presentando. Los presupuestos variables son estados de costos o gastos que indican como deben variar cada costo ante cambios en el volumen de producción o de la actividad que se esté realizando.

 

El principio fundamental del presupuesto variable es el concepto de variabilidad del costo. Este concepto sostiene que los costos pueden ser relacionados con la producción o actividad y que cuando se relacionan así, los costos son principalmente una función de dos factores:

1.    El transcurso del tiempo y

2.    la actividad.

 

Fijos: Llamados también presupuestos rígidos. Son aquellos presupuestos que no se pueden variar. Son las denominadas "Camisas de Fuerza" en la planeación y el control administrativos. Los presupuestos fijos son estados de costos o gastos que muestran los costos fijos, es decir, los que no varían con la producción o la actividad de fabricación o ventas. Se acumulan con el transcurso del tiempo y permanecen constantes en valor durante un período a corto plazo dado, dentro de un rango pertinente de actividad. Los costos fijos son ocasionados por el mantenimiento de activos y de los otros factores de producción; de ahí, que frecuentemente son denominados costos de capacidad.

 

Los presupuestos fijos los podemos dividir en de dos tipos principales:

 

Primero, ciertos presupuestos fijos son establecidos por decisiones administrativas previas. Algunos de estos presupuestos son los presupuestos de depreciación, los de impuestos, los de seguros y otros.

 

Segundo, otros presupuestos fijos con establecidos por decisiones administrativas de acuerdo con una base a corto plazo, los sueldos y salarios, los gastos de publicidad y los gastos de investigación caben en esta categoría.

Según el Contenido:

Se dividen en Principales y Auxiliares.

 

Principales: Aquellos que son una especie de resumen, en los cuales se presenta lo básico o general de un área específica o de la empresa.

 

Auxiliares: Son los presupuestos detallados y presentados específicamente para cada centro de costo.

 

Según el Área: Pueden ser presupuestos de ventas, presupuestos de producción, presupuestos de administración, presupuestos de servicios, presupuestos de contabilidad, presupuestos de costos,

 

Según la Finalidad que se persiga: Pueden ser de promoción, de aplicación, de fusión, de programas, de obras, base cero, tradicional.

 

¿TODOS LOS NEGOCIOS NECESITAN PRESUPUESTOS?

Hay quienes creen que los negocios pequeños se pueden manejar y supervisar personalmente por sus dueños o administradores en todas sus actividades y realmente han tenido éxito. También hay personas que consideran necesario adoptar un presupuesto formal y buenos sistemas de control presupuestal. Realmente el que un negocio sea pequeño no hace innecesario efectuar una planeación y control de sus actividades y logros. La Planeación y el Control, como dos de las funciones básicas de la Administración, son tan necesarias en las pequeñas empresas como en los grandes emporios. Tampoco es necesaria una sofisticación exagerada en la Presupuestación para que ésta funcione. Un sistema adecuado de presupuestos para cada tipo de negocios da resultados mucho mejores que ideas andantes muy generales, de aquellos que no elaboran planes presupuestarios. El tamaño de los negocios nada tiene que ver con la necesidad de unos parámetros y objetivos bien planificados y un control apropiado en la búsqueda de ellos. Pueden elaborarse programas y planes sin realmente realizar un verdadero sistema presupuestal, pero una planeación, un control y una coordinación bien formulada no puede llevarse a cabo sin un sistema presupuestal.

 

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS.

Resumiendo vemos que se define como presupuesto la presentación formal de los planes y objetivos de la dirección que cubren todas las fases de las operaciones en un período determinado. No existe herramienta administrativa que ofrezca tanta 

dirección operacional como un presupuesto bien planeado y con sentido común. Este permite la participación de todas las partes de la organización y facilita el establecimiento de las metas y de los objetivos de la empresa.

 

El presupuesto también da los criterios del rendimiento aceptable de la organización en el futuro, en tanto que el proceso presupuestal proporciona un mecanismo para asignar, en forma racional y económica, mano de obra, instalaciones y demás recursos.

 

También facilita la toma de decisiones y la coordinación de las actividades de los grupos que conforman la organización. Finalmente proporciona medidas objetivas para evaluar el desempeño y las metas de rendimiento de la empresa.

 

De ahí que los presupuestos derivan su importancia en el hecho mismo de que la gestión financiera debe programarse con base en una medida patrón que permita evaluar los resultados de las operaciones de la organización y la eficiencia y eficacia de las decisiones.

 

La Presupuestación conlleva implícitamente a una integración de gran cantidad de enfoques y técnicas administrativos que pueden ser aprovechados, tales como: Análisis estadísticos (mínimos cuadrados, correlación y regresión, etc.), pronósticos de ventas, análisis de flujo de caja, proyecciones de inversión y de capital, análisis de Costo-Volumen-Utilidad o punto de equilibrio, estudios de tiempos y movimientos y otros.

 

Debido a su naturaleza, el área de presupuestos está relacionada en las empresas con las de Finanzas, Administración de Personal, Ventas, Mercadotecnia y Producción. Es decir, se relaciona con todas las áreas de una empresa.

Los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse, debido a que:

·         La contabilidad proporciona los datos históricos que sirven para analizar y proyectar el futuro.

·         Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos contables, y

·         Los datos reales para el análisis de las variaciones son suministrados en gran parte por la contabilidad de la empresa.

Es conocido para los estudiosos de la administración que tradicionalmente se han considera como las funciones básicas administrativas la Planeación, la Organización, la Dirección o Ejecución y el Control. Para muchos autores modernos la función de Coordinación también debe ser reconocida como una función básica, así mismo Harold Koontz y Cyril O´Donnell4 consideran la Provisión de Personal, también como otra de las funciones básicas de la administración, basados en el hecho de que sin personas la administración no funciona.

 

Dos de las funciones básicas tradicionales tienen en los presupuestos una herramienta fundamental, debido a que la gestión presupuestaria moderna es esencialmente un proceso de planeación y control, adicionalmente hace parte fundamental de la función de Coordinación.

 

Los presupuestos se basan en la convicción de que una administración puede y debe controlar el futuro de la empresa mediante la toma de una serie continua de decisiones bien concebidas: Prosperidad Planeada vs. Caso Fortuito.

 

La toma de decisiones administrativas consiste fundamentalmente en concentrarse en el manejo de una serie de variables controlables por la empresa, y en sacar el máximo provecho de los impactos favorables de las variables no controlables que puedan influir en el éxito de la entidad en el futuro minimizando los posibles impactos desfavorables que puedan presentar.

 

En resumen, los presupuestos ayudan a que cualquier organización identifique sus oportunidades, defina sus problemas y asigne sus recursos con inteligencia.

 

 

LA FUNCIÓN DE PLANEACION.

Una de las etapas más importantes del proceso administrativo es la planeación, ya que si se ha aceptado que la administración consiste en "hacer a través de los otros" es obvia la necesidad de conocer previamente lo que "pretende hacerse o alcanzarse" como finalidad de la administración.

 

En las empresas modernas la planeación ha ido adquiriendo una importancia preponderante como consecuencia de la necesidad ineludible -especialmente de aquellas empresas que buscan un crecimiento sano- de conocer con toda anticipación la trayectoria que se podrá, o deberá seguir de acuerdo con las circunstancias en que se van a desempeñar las operaciones de la empresa. De ésta manera, la planeación que empezó haciéndose por períodos cortos, generalmente de un año, se ha ido proyectando a plazos más largos que abarcan 5, 10 y hasta 20 años.

 

En la planeación se busca conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización al trabajo a realizar.

 

Es el diseño de un estado futuro para una organización y de las maneras eficaces de alcanzarlo, es decir predeterminar los cursos de acción a seguir para el logro de los objetivos propuestos.

 

El proceso de Planeación es un proceso de toma de decisiones de orden superior. 

Las decisiones tomadas en el proceso de planeación deben ser Anticipadas, es decir se toman antes de la acción, e Interrelacionadas (incluyen amplios grupos de selección interdependientes).

 

De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de planeación en una empresa, a saber: Planeación táctica y Planeación estratégica.

 

 

Planeación Táctica.

Es a corto plazo. Las actividades de la empresa se presentan en forma discriminada y está encaminada hacia unas metas específicas y hacia los medios para alcanzarlas.

 

Planeación Estratégica.

Es a largo plazo. Muestra las actividades de la empresa en forma general y está encausada hacia unos objetivos generales. La Planeación supone que el estado futuro de una entidad podrá ser mejorado por una acción administrativa continua, con base en esto, Rusell L. Ackoff en su libro A Concept of Corporate Planning5 sugiere que durante el proceso de Planeación la administración de una entidad debe emplear tres tipos diferentes de "proyecciones", a saber:

 

a. - Proyección de referencia. Cuál sería el estado futuro de una entidad, de una empresa, si no se hace nada nuevo, es decir si no se planifica.

 

b. - Proyección deseada. Es una especificación de los "sueños", de las "esperanzas", con relación al estado futuro de la entidad, es decir las aspiraciones de la empresa.

 

c. - Proyección Planeada. Es el análisis de las posibilidades que tiene la entidad para lograr la proyección deseada en forma realista.

 

De acuerdo con lo anterior, la planeación debe comenzar con una proyección de referencia conjuntamente con una proyección deseada y concluir con una proyección planeada que representa el Plan Administrativo de trabajo.

Misión, visión, objetivos, metas, estrategias, políticas, tácticas y planes de utilidad.

La formulación de un propósito duradero, al que se le denomina Misión Empresarial, es lo que distingue a una empresa de otras parecidas. La formulación de la misión identifica el alcance de las operaciones de una empresa en los aspectos del producto y del mercado. Es un compendio de la razón de ser de una empresa, esencial para determinar los objetivos y formular las estrategias. También se la denomina como la declaración del credo, del propósito, de la filosofía, de las creencias, de los principios empresariales, o declaración de la “definición de la empresa”.

 

La forma como se visualiza la empresa unos años adelante se denomina Visión. Lo que se espera tener constituido y arraigado en un futuro no muy lejano (mediano plazo). La fijación de los Objetivos Empresariales representa el punto básico de la toma de decisiones durante el proceso de planeación. Los objetivos de una entidad son Generales y a Largo Plazo.

 

Las Metas nos muestran los objetivos generales enfocados más claramente al detallar explícitamente el lapso de tiempo para alcanzarlas, unas cifras cuantitativas, y unas subdivisiones administrativas con asignación de responsabilidades.

 

Observe que una suma de metas conlleva a un objetivo.

 

El logro de los objetivos radica básicamente en el desarrollo de unas estrategias, las cuales nos especifican "como" hacer las cosas para alcanzar los objetivos y metas.

 

Los medios o la manera para alcanzar las metas fijadas se denominan políticas y tácticas. Las políticas constituyen la forma por medio de la cual las metas fijadas van a lograrse. Son las guías para la toma de decisiones y se establecen para situaciones repetitivas o recurrentes en la vida de una estrategia. Las tácticas son guías para la toma de decisiones sobre la marcha, de acción inmediata. Por ejemplo: La táctica en la guerra (la decisión es inmediata, no hay tiempo para consultar).

Observe que una suma de tácticas puede ser una política y una suma de políticas conlleva a una estrategia.

Por último, la parte más detallada de la planeación ocurre cuando la administración operacionaliza los objetivos al desarrollar uno o más Planes Financieros por responsabilidades, estructurados y cuantificados (Presupuestos).

LA FUNCION DEL CONTROL.

 

Francisco Javier Palom Izquierdo dice que “La gente no suele hacer aquello que se le dice, sino aquello que se le controla”.

 

El control de la empresa, otra de las funciones básicas del proceso administrativo, se ejerce en términos generales como un sistema de comparaciones: "lo que debe ser" con "lo que es", para lo cual es necesario establecer previamente los objetivos y metas (logros) que se buscan alcanzar como consecuencia de las operaciones normales de la empresa para poder medir o evaluar posteriormente lo que realmente se ha hecho.

 

El Control se puede definir como todas aquellas acciones que se hacen para asegurar el logro de los objetivos, metas, planes, políticas y estándares planeados. Algunos autores lo definen como el conjunto de procedimientos administrativos que nos permiten medir las desviaciones entre las metas y logros alcanzados, con el fin de establecer medidas correctivas. Francisco Javier Palom Izquierdo lo define como “Conjunto de procedimientos administrativos o no que nos permiten aumentar el número de probabilidades de que el plan (los objetivos) COINCIDA o se aproxime al máximo de los logros, haciendo a su vez posible delegar autoridad, conservando la responsabilidad”.

 

El control no debe ser interpretado como algo policivo o restrictivo, por el contrario, debe interpretarse como solo como un instrumento de comprobación y verificación.

 

El proceso de control está encaminado a medir si los propósitos, planes y programas se están cumpliendo para buscar correctivos en las variaciones.

 

El proceso de control incluye los siguientes aspectos:

 

1. Comparar los resultados reales con los presupuestados y especificar las variaciones presentadas.

2. Presentar un informe de los resultados del primer paso a los administradores apropiados.

3. Analizar las variaciones de los resultados reales con respecto a los presupuestados.

4. Formular nuevos planes de acción o alternativas que se pueden seguir para corregir las desviaciones presentadas.

5. Seleccionar la alternativa más favorable e implementarla correctamente con las medidas necesarias.

6. Hacer un seguimiento del plan escogido para establecer su efectividad y llevar a cabo un proceso de retroalimentación de la información para mejorar las etapas futuras de la planeación y el control.

El control, como acción puntual, debe ser anticipado (a-priori) y no posterior (a-posteriori). Se debe hacer antes y no después de realizada una acción. El Control debe comenzar por la persona que realiza el trabajo, este es en primera instancia el que debe realizar un control sobre su labor para asegurar que está haciendo las formas de forma correcta, en segunda instancia lo hace el supervisor asignado al trabajo, en este caso el trabajador realiza la función a-priori y el supervisor lo hace a-posteriori. Si se analiza en forma ecuánime, sin pasión, se llega a la conclusión de que el más importante, el que más nos asegura el logro de los resultados esperados, es el control que se establece antes de que se produzcan los hechos. Para esto es necesario que se definan claramente las funciones, atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo. Este tipo de control (a-priori) no es incompatible con el que se lleva a cabo de forma continua.

 

El control, como proceso, es continuo y se hace antes, durante y después de la acción. El control posterior a la acción es un control de tipo auditoría contable. Es necesario pero poco práctico pues los datos que proporciona son referentes a hechos ya consumados y que no se pueden cambiar. Sirve para orientar el futuro, pero los errores cometidos ya no se pueden reparar, solo sirve para tratar de que dichos errores no sigan ocurriendo en el futuro.

 

La comparación de los resultados reales con los presupuestados constituye la medición de la efectividad del control durante un lapso de tiempo determinado. Los hechos que aparecen en un informe real de resultados no pueden cambiarse, sin embargo las mediciones históricas pueden conducir a un mejor control en el futuro.

 

Informe de Resultados: Es el informe que muestra la comparación de los resultados reales con los presupuestados. Comprende:

 

a.- Resultados Reales,

b.- Resultados Presupuestados, y

c.- Variaciones.

 

La información de este tipo se conoce como Principio de Administración por Excepción, el cual podemos definir como la atención que debe prestar la administración principalmente a los aspectos excepcionales o poco usuales que ocurren en las empresas diaria, semanal, mensual o periódicamente, dejando suficiente tiempo para la función de planeación, ya que son los eventos fuera de lo común los que necesitan la atención pormenorizada de la administración.

LA FUNCION DE LA COORDINACION.

La coordinación: la podemos definir como la sincronización de las labores individuales en el trabajo eficaz de cada división de una entidad hacia los objetivos comunes, teniendo en cuenta todas las otras divisiones y con base en una unidad de esfuerzos. Lo anterior implica el mantenimiento y desarrollo de las relaciones apropiadas entre las diferentes actividades de la empresa.

 

Con la coordinación se busca el equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.

 

En la coordinación es necesario tener en cuenta que:

 

·         La planeación y el control deben ser procesos lógicos, consistentes y sistemáticos.

·         El ambiente en la empresa dentro de los individuos que la componen, debe caracterizarse por un grado razonable de estabilidad y consistencia.

·         Los objetivos y metas deben expresarse por escrito y en lo posible en términos contables, como impactos financieros futuros; de otra forma acaban por ser solamente reflexiones vagas que no conducen al logro de ellos.

·         Para la comunicación efectiva es necesaria la formalización de objetivos, metas procedimientos y políticas.

·         La formalización requiere el establecimiento y observación de plazos apropiados para la toma de decisiones, la planeación y el control.

·         La formalización proporciona una base lógica para la flexibilidad racional, significativa y consistente en los procesos de planeación y control.

 

Para alcanzar una buena coordinación se requiere del desempeño eficaz en las funciones administrativas, adicionalmente es necesario que exista unas relaciones interpersonales de los empleados cuando se intercambian sus opiniones. Los directivos empresariales deben comprender que la coordinación funciona bien cuando en sus labores particulares contribuyen al logro de los objetivos y metas. Es de anotar que cada uno de los trabajadores de la institución desde el nivel más alto hasta el de menor rango, debe conocer claramente y con la debida anticipación lo que se planeó y que se espera de él para alcanzar el logro.

 

Un programa de presupuestos moderno “establece las bases para la armonía, sincronización y unidad de esfuerzo, de una manera continua que constituye la coordinación efectiva, ya que enfatiza la congruencia de metas mediante planificación realista, control dinámico y comunicación eficaz.

 

Todo presupuesto debe ser flexible en cierto grado, no convertirse nunca en una camisa de fuerza, para poder corregir las pautas a seguir en un momento

 determinado. Deben servir como guías o pautas para la toma de decisiones, algunas de las cuales alterarán necesariamente los planes particulares elaborados.

 

 

CONCLUSION:

 

Debemos tener en cuenta que, un buen presupuesto no puede reemplazar una buena administración, como tampoco puede corregir los errores de una administración poco preparada, pero puede lograr un trabajo gerencial más sistemático, eficaz y gratificador. Los presupuestos hoy en día se reconocen como un Modelo Matemático, antes se le consideraba como un posible suceder.

 

 

COMO HACER UN PRESUPUESTO PASO A PASO:

Por medio del siguiente video poder aprender de  una manera más armoniosa, los pasos para elaborar un presupuesto:

https://www.youtube.com/watch?v=uZqeussRx9I

 

Video sobre cómo elaborar un Presupuesto Financiero:

https://www.youtube.com/watch?v=VQVqiIQ1hZE

 

 

Video de la elaboración de un presupuesto básico en Excel:

https://www.youtube.com/watch?v=CnrW__7N6-Y